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【買わないと損】iPadは仕事でも大活躍の最強デバイス!

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どうも!資格取得サラリーマンのKachiです!

iPadは私が仕事でも勉強でも愛用している最強ツールなのですが、

 

「何がそんなにいいの?」

「仕事でどうやって使うの?」

「デメリットはないの?」

 

こんな疑問はありませんか?

そこで、今回はiPadを仕事で活用する方法を解説していきたいと思います。

決して安い買い物ではありませんが、しっかり活用できれば仕事の効率がグッと良くなります。

(毎日残業していた私でも今では毎日定時帰りできるくらいにはなります。)

それではいってみましょう!

この記事を書いた人
20200404185151

 

Kachi@資格取得サラリーマン(子育て1年目)

 

早稲田大卒⇨1部上場企業の営業マン。仕事・家事・育児・資格勉強の両立に挑戦中。

日々の学びを週2回ブログで発信しています。目標は士業として独立すること。

アメックスプラチナの特典を利用して、家族と優雅な休日を過ごすのが趣味。


【取得済み資格】
・行政書士
・ビジネス実務法務検定2級
・FP技能士2級
・AFP(ファイナンシャルプランナー)
・ITパスポート

【勉強中の資格2021】
・社会保険労務士
・簿記2級

 

 

 

iPadの可能性は無限大

これから購入を検討している方は「iPadって何ができるの?」と思われるかもしれません。

なんとなく購入しているならそうなりますが、結論、iPadならなんでもできます。

 

「映画、ゲーム、読書、勉強、仕事、プログラミング、設計、マンガ描写...etc」

 

あくまで一例ですが、大抵のことはできると思って大丈夫です。

最近のiPadはとんでもないスペックを誇っていますので、iPadがあればパソコンは不要という方も増えているくらいです。

個人的な用途としては、仕事、読書、勉強...etcこの辺りがメインになっています。

持ち運びを軽くしたいのでキーボード付きのカバーは使っていません。

キーボードよりも重宝しているのはApple Pencilが使えるという点です。

iPadを使った勉強法でも解説していますが、完成度が素晴らしいです。

紙&ペンと比較すると書き味こそ違えど、タイムラグのないスムーズな筆記が可能だからです。

この機能が便利すぎて、最近は紙に何かを書き込んだ記憶がないほどです。

一例として私の使用例をご紹介しましたが、前述の通りiPadはなんでもできます。

購入を迷っている方はこれを気にぜひ購入してみることをおすすめします。

絶対に後悔しないデバイスですよ。

 

仕事でどう活用するのか

ここからが本題です。

「仕事で使えるっていうけど実際何にどう使っているの?」

という疑問に答えていきたいと思います。

スケジュール&タスク管理
Trello

Trello

  • Trello, Inc.
  • ビジネス
  • 無料

まずは基本中の基本とも言えるスケジュール&タスク管理についてです。

スケジュールは純正のカレンダーアプリを使用しています。

個人の予定は別アカウントで管理しているので、同僚にプライベートな予定が見えてしまう心配はありません。

iPhoneでも予定は確認できますが、画面が大きい方が断然使いやすいです。

iPadならに画面表示も可能ですので、カレンダーを表示しながらメールを返信することも可能です。

 

次に、タスク管理ですがTrelloというアプリを使っています。

有名なアプリなので知っている方も多いと思いますが、これは控えめにいっても超絶便利です。

仕事のタスク管理は以下の5つに分けて管理しています。

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  • 完了
  • プール
  • 今日中
  • 今週中
  • 今月中

 

それぞれの「リスト」に「カード」と呼ばれるタスクがぶら下がっている感じです。

これらのカードは期限やチェックリスト、添付ファイル等を設定できますので、ミスを軽減することに役立ちます。

全てのタスクは一旦「プール」に入れておき、重要度や緊急度に合わせて振り分けています。

こうすることで、「今日やるべきこと」が明確になるので、無駄な残業をせずに帰宅できるというわけです。

メモ書き
GoodNotes 5

GoodNotes 5

  • Time Base Technology Limited
  • 仕事効率化
  • ¥980

ビジネスマンなら誰しも手帳を持っていると思います。

重要なことをメモしたり、スケジュールの確認が主な用途ではないでしょうか。

私も入社2年目くらいまでは手帳利用していましたが、iPadを手にしてからは全く利用していません。

前述の通り、カレンダーアプリで予定は確認できますし、Apple Pencilがあればメモ書きも可能だからです。

メモはGoodNotes 5というアプリを利用しています。

色々なアプリを試しましたがこれが1番使いやすいですね。

手書きはもちろん、テキスト入力や画像挿入、データ書き出しも可能なので、有料でも買う価値ありです。

一度書き込みをした後からレイアウトや文字サイズを変えるなんてことも可能です。

手帳とは違ってページ数が無制限なので、遠慮せずにどんどん書き込んでいきましょう!

PDF作成&編集
PDF Expert - PDF編集、変換、書き込み

PDF Expert - PDF編集、変換、書き込み

  • Readdle Inc.
  • 仕事効率化
  • 無料

ビジネスをする上で欠かせない拡張子がPDFですよね。

商談や会議の際、紙の資料を配布されることが多かったのですが、これが嫌で嫌で仕方ありませんでした。

カバンは重くなるし、捨てるのは面倒くさいし、保管にはスペースが必要だし、過去の資料を探すのが大変だからです。

個人的にはPDFファイルを見ない日はないというくらいよく利用しますが、iPadがあればPDFの作成も編集もできちゃうんです。

紙ベースの資料はすぐにスキャンしてPDF化しクラウド上に保存しています。

PDFエキスパートを利用すればPDF化された資料に書き込みや注釈をつけることもできますし、2以上のPDFファイルを1つのPDFファイルに統合することも可能です。

PDFの編集はパソコンでないとできないというケースもあろうかと思いますが、iPadがあればいちいちパソコンを開く必要もありませんし、ネットプリントでコンビニから印刷が可能です。

今まではPDF編集や印刷のために出社していましたが、iPadで完結するようになってからは出社の機会が激減しました。

出社しない=余計な仕事が降ってこないということでもありますので、残業時間の大幅な削減にもつながっています。

注意点も確認しておこう

ここまではメリットばかりを取り上げてきましたがいくつか注意点も存在します。

ただ、対策を立てれば問題ないものばかりですので、安心して読み進めていただければと思います。

とっさのメモには不向き

まず1点目がすぐにメモを取りたいような場面には不向きだということです。

私は営業の仕事をしているので、急に電話がかかってくることが本当に多いのですが、iPadでメモを取ろうとすると、ロックを解除して、アプリを立ち上げて、Apple Pencilを取り出す必要があります。

このような急ぎやとっさの場面ではiPadでのメモは不向きと言わざるを得ません。

そこで対策として、いつでもどこでもメモが取れるようにwemoというシートを活用しています。

wemoは油性ボールペンで書き込みができるシートで、書いた文字は消しゴムで消すことができます。

また、何度でもシートの貼り直しが可能なので、気軽に貼り付けることができます。

私は社用iPhone背面、PCトラックパッド横、名刺入れ背面、の3箇所に貼り付けています。

書いたメモはiPhoneで撮影しクラウド共有しているので、後ほどiPadでも確認可能です。

気になる方はぜひ購入してみてください。

資料の比較がしにくい

2つ目の注意点として、複数資料の比較がしにくいことが挙げられます。

紙ベースの資料であれば、2つ以上の資料を並べたり、別の資料に差し変えたりすることが容易ですが、iPadでPDFデータを閲覧する場合、かなり効率が悪くなります。

2画面表示も可能ですが、1画面あたりの表示サイズが小さく見にくいことが多いです。

また、資料を差し替えるような場合、いちいち別ファイルを開く必要があるので、かえって手間が増えてしまいます。

対策としては、使用が想定されるファイルをあらかじめ開いておく、資料の差し替えが想定されるような場合は、iPadでなく紙に印刷したものを持参する等が考えられます。

双方がデータでのやりとりが可能であれば、全く問題ないかと思いますが、自分だけiPad相手は紙ベースというような状態だと注意が必要と言えそうです。

iPadからコンビニで印刷も可能なので、重要な商談の前には準備をしておいた方がいいかもしれません。

バッテリーが切れると終わる

3つ目の注意点ですが、バッテリー問題です。

全てをiPadで管理できるのは効率上素晴らしいことですが、バッテリー切れに見舞われると全てが無力化してしまいます。

こまめにバッテリー残量を確認したり、モバイルバッテリーを持ち運んだりするくらいしか対策がないのも実情です。

おすすめは全てのデータをクラウド上で管理しておくことです。

そうすれば、万が一バッテリーが切れてしまっても、iPhoneまたはPCから閲覧可能だからです。

最近はWindows PCでもiCloud上のデータにアクセスできるようになっていますので、Macを持っていなくても大丈夫です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回はiPadの仕事での活用法について解説してきました。

仕事が営業なのでクリエイティブな使い方はしていませんが、iPadを活用することで効率的に日々の業務ができています。

従前は残業ばかりしていましたが、やるべきことを効率よくやれば定時に帰れるということに気がつきました。

もし、iPadを買うかどうか迷っているのであれば、心の底から購入すべきです!とアドバイスを送りたいと思います。

少しでも参考になれば幸いです。

では、また!

 

この記事を書いた人
20200404185151

 

Kachi@資格取得サラリーマン(子育て1年目)

 

早稲田大卒⇨1部上場企業の営業マン。仕事・家事・育児・資格勉強の両立に挑戦中。

日々の学びを週2回ブログで発信しています。目標は士業として独立すること。

アメックスプラチナの特典を利用して、家族と優雅な休日を過ごすのが趣味。


【取得済み資格】
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・AFP(ファイナンシャルプランナー)
・ITパスポート

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・簿記2級